Os últimos dois anos foram marcados por grandes avanços na implementação do Sistema Público de Escrituração Fiscal (SPED) e também da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Ambos tiveram origem na IN86 e no MANAD em 2001, passando pelo SINTEGRA, e agora fazem parte das ações coordenadas do Governo Federal para integrar informações tributárias das empresas de todo o País.
Há alguns anos a fiscalização tributária era feita de forma artesanal. O fiscal visitava a empresa e analisava os registros registrados em papel. Encontrar irregularidades era uma tarefa que demandava muito esforço. Nos dias de hoje, o cenário está em constante transformação. Com o envio das informações das empresas em formato digital para a Receita Federal, que detém mecanismos para cruzar e correlacionar uma grande quantidade de dados, facilitando-se e muito o combate à sonegação de impostos. Irregularidades identificadas através da alta tecnologia que a Receita hoje dispõe e em qualquer momento a empresa pode ser notificada eletronicamente. Como dizem por aí, é um verdadeiro "Big Brother".
SPED Contábil, SPED Fiscal, NF-e, CTe (Conhecimento de Transporte Eletrônico), SPED Pis/Cofins, SPED FDP (dados da folha de pagamento), CF-e (Cupom Fiscal Eletrônico) e por aí vai... Estamos em plena "Era da Tributação Digital". São vários sistemas que já foram ou estão sendo implementados pelo governo e que estão exigindo adaptações nas companhias. Não importa o tamanho da empresa. Pequena, média ou grande, todas serão impactadas pela chegada dessa nova era.
O desconhecimento do empresário muitas vezes acarreta um despreparo que leva a empresa ao prejuízo. E é claro, tudo isso pode ser evitado quando alguns cuidados são observados. Na verdade, podemos dividir essa preparação em um quebra-cabeça.
A primeira peça é a "Infraestrutura de TI com alta disponibilidade", que envolve servidores confiáveis e escaláveis, para suportar o crescimento das operações da empresa. Link de comunicação bem dimensionado e redundante também é um pré-requisito. No passado, as empresas enviavam os dados do SINTEGRA uma vez por mês, mas agora, no caso da NF-e, por exemplo, cada nota deve ser aprovada antes da mercadoria ser liberada. Sem comunicação com a Receita Federal e sem aprovação, a operação é parada, acarretando prejuízo.
A empresa também deve programar uma política de segurança de informações, que trate da preservação dos dados, pois é necessário arquivar os registros por vários anos. Backups, antivírus, controles de acesso aos dados com restrições a quem pode acessar determinado tipo de informação, são exemplos do que deve fazer parte dessa política. Um simples ataque por vírus pode paralisar uma empresa por dias, levando mais uma vez a perdas indesejadas.
A segunda peça do quebra-cabeça diz respeito às pessoas capacitadas e integradas. Diante de todas essas demandas em infraestrutura de TI, o profissional dessa área deve ser dinâmico e estar sempre atualizado. Não somente no que diz respeito ao hardware ou software usados na empresa, mas também sobre o funcionamento da NF-e e do SPED. Quando alguma coisa dá errado, os usuários sempre procuram a ajuda desse profissional, que para empresas pequenas pode até ser terceirizado.
Outro personagem importante é o contador. Este deve estar muito bem informado das exigências de cada programa, assim como participar das validações dos processos que geram as informações fiscais. Aliás, isso é fundamental, visto que a qualidade da informação está sempre na origem, ou seja, no momento em que ela é inserida por um usuário no sistema. Esses usuários devem saber como suas atividades afetam os registros fiscais, que são enviados nos arquivos eletrônicos para o governo, para evitar que informações erradas sejam enviadas.
Os validadores dos arquivos estão cada vez mais rigorosos e não deixam passar nem mesmo pequenos erros de cadastro. Deixar para consertar os dados somente no momento do envio certamente trará transtornos, podendo paralisar a operação ou até mesmo impedir o cumprimento de prazos de entrega, podendo novamente gerar prejuízos para a empresa.
Profissional de TI, contador, usuários capacitados e integrados. Isso só poderá acontecer se a liderança da empresa atuar para promover esse resultado. Nas pequenas empresas, o próprio dono do negócio deve estar à frente desse processo. Em companhias maiores, diretores e gerentes devem garantir que essa integração aconteça. A ordem aqui é gerar o ambiente propício para a adaptação da empresa à era da tributação digital.
Por Ronan Maia
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