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Bacharel em Ciências Contábeis, Professor, Pós Graduado em Contabilidade Auditoria e Pericia, Especialista em Contabilidade Digital e Novas Normas Brasileiras de Contabilidade - IFRS, Analista de TI, Administrador de Empresas e Perito Judicial

terça-feira, 31 de janeiro de 2012

SEFAZ/RJ: PAF-ECF deverá ser atualizado: DECRETO Nº 43.437, DE 25/01/2012

DECRETO Nº 43.437, DE 25/01/2012
(DO-RJ EXE, DE 26/01/2012)
Dispõe sobre a atualização do PAFECF e dá outras providências.
O GOVERNADOR DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO, no uso de suas atribuições legais e constitucionais, tendo em vista o disposto no Ato Cotepe/ICMS 6/08, de 14 de abril de 2008, com a redação do Ato Cotepe/ICMS 39/11, de 14 de setembro de 2011, no artigo 6º da Lei nº 5817, de 3 de setembro de 2010, e tendo em vista o que consta do Processo nº E-04/011962/2009,
DECRETA:
Art. 1º – O Programa Aplicativo Fiscal – Emissor de Cupom Fiscal (PAF-) utilizado por estabelecimentos situados no Estado do Rio de Janeiro deverá ser atualizado e registrado no Sistema ECF da SEFAZ/RJ por seu desenvolvedor, até 29 de fevereiro de 2012, com versão que atenda à Especificação de Requisitos para PAF-ECF na versão 01.09, em conformidade com as disposições do Ato Cotepe/ICMS 6/08.
Parágrafo Único – No caso de nova versão de PAF-ECF já cadastrado será dispensada a apresentação do Laudo de Análise Funcional de PAF-ECF, quando o último laudo apresentado tenha sido emitido em prazo inferior a 12 (doze) meses.
Art. 2º – O PAF-ECF utilizado por estabelecimentos usuários de ECF situados no Estado do Rio de Janeiro deverá ter a versão atualizada até o dia 31 de março de 2012 com versão que atenda aos requisitos estabelecidos no artigo 1º deste decreto.
Parágrafo Único – O contribuinte usuário de ECF deverá informar no Sistema ECF da SEFAZ/RJ o novo número de registro do aplicativo por meio de Comunicação com natureza “Alteração de PAF-ECF”.
Art. 3º – As informações a que se refere a Lei nº 5817/10 deverão ser impressas na área de Informações Suplementares do Cupom Fiscal da seguinte forma:
“PROCON – R da Ajuda 5 – RJ – (21) 151
ALERJ – R 1º de Março s/n – RJ – (21) 25881418”
Art. 4º – Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação
Rio de Janeiro, 25 de janeiro de 2012
SÉRGIO CABRAL
Fonte: LegisCenter

Certificação Digital para Empresas Optantes pelo Simples Nacional

De acordo com os artigos 72 e 102 da Resolução CGSN nº 94, de 29/11/2011, fundamentados no § 7º do artigo 26 da Lei Complementar nº 123, de 2006, na redação dada pela Lei Complementar nº 139, de 2011, a certificação digital pode ser exigida da ME ou EPP optante pelo Simples Nacional nos seguintes casos:
I – entrega da GFIP, bem como o recolhimento do FGTS, quando o número de empregados for superior a 10 (dez);
II – emissão da Nota Fiscal Eletrônica, quando a obrigatoriedade estiver prevista em norma do Confaz ou na legislação municipal.
Para entrega da GFIP e recolhimento do FGTS, quando o número de empregados situar-se entre 3 (três) e 10 (dez), poderá ser exigida a certificação digital desde que autorizada a outorga de procuração não eletrônica a pessoa detentora de certificado digital.
GFIP/SEFIP: alterações nos procedimentos de envio do arquivo SEFIP
A CAIXA ECONÔMICA FEDERAL emitiu a Circular 547, de 20 de abril de 2011, na qual estabeleceu a utilização da certificação digital no modelo ICP-Brasil como forma exclusiva de acesso ao canal eletrônico de relacionamento Conectividade Social, a partir de 01/01/2012.
A exigência não se aplica à ME (inclusive o MEI) ou EPP optante pelo Simples Nacional quando houver até 10 (dez) empregados, de acordo com os artigos 72 e 102 da Resolução CGSN nº 94, de 29 de novembro de 2011.
SECRETARIA-EXECUTIVA DO COMITÊ GESTOR DO SIMPLES NACIONAL

Certificação digital ajuda pequenas e micro empresas a reduzirem seus custos

por Júlio Cosentino*
Empreendedor, criativo, em busca de desafios. Essas são algumas das qualidades dos brasileiros quando resolvem participar ativamente do mercado. Tais características podem ser comprovadas por números: atualmente, temos mais de 6 milhões de micro e pequenas empresas, que correspondem a 98% de todas as firmas nacionais.
Criadas, em sua maioria, por pessoas dispostas a arriscar, muitas dessas empresas acabam tendo uma administração totalmente familiar, sem governança corporativa adequada. Por isso, podem perder oportunidades de agilizar os processos e diminuir os custos. Essa característica está relacionada a outro dado alarmante: quase seis em cada dez micro e pequenas empresas encerram suas atividades antesdos cinco anos de vida.
Hoje, o mundo virtual possibilita que as empresas consigam benefícios e redução de custos. Finalizar negociações, enviar e receber contratos e documentos, transmitir informações confidenciais, dentre outras atividades, tornaram-se possíveis de ser feitas na .
Com o surgimento dos certificados digitais, essa troca de informações ficou segura, garantindo-se sua integridade, além da identificação de origem e destino. Além disso, a MP 2200-2, de 24 de agosto de 2001, garantiu validade jurídica aos documentos assinados eletronicamente com os certificados digitais. Em resumo, a certificação digital garante quatro pontos principais: integridade, garantia de origem,privacidade e validade jurídica.
As pequenas e médias empresas começaram a se beneficiar dos certificados através dos serviços que puderam acessar na Receita Federal, como, por exemplo, cópias de declaração, comprovantes de arrecadação e pedidos de retificação de erros online (Redarf Net).
A certificação digital pode ser sentida no bolso dos empresários, e as economias podem chegar a milhões. É possível diminuir os gastos com espaço físico (os documentos ficam armazenados nos computadores), transporte de material (tudo é transmitido pela internet) e consumo de itens como papéis, toners e despesas postais.
Recentemente, a Marítima Seguros divulgou uma economia de R$ 300 mil anuais com o envio de mensagens eletrônicas integradas com a certificação digital. O meio ambiente também acaba sendo beneficiado. A Sul América Saúde fez o seguinte cálculo: considerando que uma tonelada de papel corresponde a cerca de 50 eucaliptos, 100 mil litros de água e 5 mil quilowatts de energia, se todo o setor de saúde eliminasse as transações em papel para consultas e exames, seria possível economizar de 25 mil a 30 mil eucaliptos, 51,5 milhões de litros de água e 2,5 milhões de quilowatts de energia.
O Brasil é referência na tecnologia de certificação digital, e a previsão é de que, em cerca de dois ou três anos, todas as empresas estejam utilizando essa ferramenta. Cabe aos empresários passarem a utilizá-la, não só por demandas do governo mas também para aproveitar da melhor maneira seus recursos, transformando-os em benefícios. Nos competitivos e complexos mercados contemporâneos, terá maior chance de sobrevivência e sucesso quem conseguir produzir mais gastando menos.

*Júlio Cosentino é vice-presidente da Certsign

Fonte: Jornal do Brasil

Cloud: 49% das empresas no Brasil usam ou estudam adotar modelo

Estudo da MBI revela que 20,9% das empresas no País já usam a nuvem e 28,1% estão avaliando a tecnologia.
Por LUCAS CALLEGARI
Pesquisa realizada pela MBI, e encomendada pela Dualtec – Cloud Solutions, revela que 49% das empresas já usam serviços de nuvem ou estão avaliando adotá-los. Concluída em setembro, a pesquisa entrevistou 153 empresas de pequeno, médio e grande portes.
Segundo o estudo, 20,9% das empresas declararam usar os serviços de cloud computing, dos quais 6,5% estão testando nuvens privadas. Já 28,1% dos entrevistados informaram que estudam adotar a tecnologia. Segundo a pesquisa 1,3% disse que já ter fornecedor de computação em nuvem que não atendeu às suas expectativas.
Para 17% dos pesquisados, a cloud computing é “muito mais segura” ou pelo menos “um pouco mais segura” do que a TI processada internamente. Mas, para 40,5% a segurança é maior se for uma nuvem privada.
Entre os aplicativos que estão em fase de migração para a nuvem, a liderança é do (17,9% em servidores externos compartilhados em um provedor e 9,9% em servidores dedicados em um data center), seguido por recursos humanos (servidores externos com 17% e dedicados a um data center 10,1%) e CRM (da mesma forma, 15,6% e 9,4%).
A pesquisa avaliou ainda o conhecimento dos entrevistados quanto às camadas da computação em nuvem, software como serviço (SaaS), infraestrutura como serviço (IaaS) e plataforma como serviço (PaaS), destacando-se a maior familiaridade com o primeiro (40,2%). IaaS e PaaS tiveram índices de familiaridade de 34,6% e 26,9%.
Pela mostra, a conexão com a Internet é liderada pela fibra óptica nas empresas, com fatia de 41,8%, seguida por conexão dedicada/linha privada (14,4%) e ADSL (13,7%), entre outras tecnologias.

Fonte: http://computerworld.uol.com.br/tecnologia/2011/09/15/cloud-49-das-empresas-no-brasil-usam-ou-estudam-adotar-mode

Cuidando de seus ativos digitais

por Leonardo Nogueira*

Com o advento do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), em 2008, as empresas brasileiras passaram a novos patamares de exigência de tecnologia e níveis de serviço em suas obrigações junto ao Fisco.
A informação disponibilizada em formato eletrônico e assinada digitalmente ganhou força e, hoje, consolida-se em um movimento sem volta, tanto para o Fisco, quanto para as empresas. É o que chamamos de “Ativos Digitais”.
Na mesma proporção em que o volume de informações disponibilizadas aumenta, a preocupação com a garantia do arquivamento, recuperação e controle das mesmas também cresce dentro das empresas. É preciso ter a certeza de que, em uma eventual fiscalização, a empresa terá acesso aos dados da Nota Fiscal Eletrônica rapidamente. Nesse cenário, os Ativos Digitais podem tornar-se verdadeiros Passivos Digitais, acarretando em risco e prejuízo às companhias.
Para resolver essa preocupação, o mercado já disponibiliza soluções em nuvem, que utilizam o poder de computação distribuída, de alta performance e confiabilidade para que haja um armazenamento seguro e eficaz. Tais soluções possuem arquitetura 100% baseada em cloud computing, seja em nuvem privada ou pública. Não importa se o volume de dados está na ordem de centenas ou de milhares de documentos.
De maneira totalmente automática, soluções com esse modelo de atuação permitem com que as empresas criem um gancho em seu processo de emissão de notas fiscais. Uma vez que o documento esteja assinado digitalmente pela Secretaria da Fazenda, o sistema captura o arquivo digital via webservice e armazena essas informações de maneira estruturada e segura em datacenters.
Uma solução baseada em webservices segue os padrões mais modernos de computação em nuvem e pode ser operada com qualquer serviço de emissão e transmissão de NF-e.
Através de interface bastante amigável, os operadores do sistema têm acesso à NF-e armazenada no momento em que precisarem. Essa tecnologia permite que as equipes de TI dediquem seus esforços e recursos na melhoria do processo junto ao core business da empresa, e não mais com em atividades que são commodities, pouco alinhadas aos objetivos da empresa.
Para as áreas de negócios das empresas, uma solução como esta representa segurança e confiabilidade na recuperação de informações de valor estratégico e operacional a qualquer momento.
A solução é ofertada no modelo de SaaS (Software as a Service), o que representa baixíssimos custos de adoção para empresas de qualquer tamanho, visto que se baseia no conceito de “Pay as You Go”. Em outras palavras, a empresa só paga por aquilo que consome no serviço de arquivamento. Não há investimentos de licenciamento ou manutenção.
A solução ainda permite que a empresa ajuste sua utilização à medida do seu crescimento, o que, para o mercado de pequenas e médias empresas, em que a capacidade de investimento em TI é um limitador importante, representa excelente oportunidade de usufruir da mais avançada tecnologia para mitigar riscos, aliada a um nível de serviço antes só disponível para empresas de grande porte. E, por outro lado, para as grandes empresas significa adotar uma solução altamente escalável, o que permite melhor planejamento dos recursos.

*Leonardo Nogueira, diretor de Pesquisa e Desenvolvimento da unidade de aplicativos da Sonda IT.

O desafio dos ativos digitais

As empresas começam a perceber que têm um novo desafio a ser administrado: o processo de geração, catalogação, armazenamento e recuperação de informações fiscais em formato digital, comumente chamado de ativos digitais, das diversas obrigações a serem cumpridas, como é o caso do SPED Fiscal e Contábil, da Nota Fiscal Eletrônica (NFe-e) e, mais recentemente, do SPED PIS/Cofins.
Os ativos digitais são arquivos magnéticos assinados digitalmente e são de grande valor para as empresas. Porém, a geração dessas informações, por si só, representa um processo trabalhoso a ser efetuado em meio ao excesso das rotinas fiscais e exigências de conformidade à legislação.
Uma vez que esses arquivos têm validade legal, suas informações são de extrema relevância frente ao Fisco, que utiliza esses dados para conferência e análise da situação fiscal da empresa. Portanto, as formas de armazenamento, catalogação e recuperação das informações são outros pontos de atenção das companhias.
A popularização do conceito de computação em nuvem possibilitou a oferta de novas opções com grande viabilidade técnica e custo/benefício atrativo para auxiliarem as empresas nesse desafio. Utilizando o poder de computação distribuída, de grande desempenho e alta escalabilidade, dos maiores datacenters disponíveis no mercado, as soluções fornecem a flexibilidade e agilidade necessárias às companhias para se adaptarem às exigências fiscais.
Essas soluções podem ser utilizadas nos formatos de nuvem privada (infraestrutura própria), nuvem pública (com infraestrutura dos grandes provedores de plataforma de computação em nuvem), ou até mesmo em modelo híbridos.
A vantagem é que a característica da computação elástica da plataforma permite a alocação e posterior redução de recursos computacionais de acordo com a necessidade de cada operação, sem representar investimentos iniciais elevados e com a garantia de controle absoluto da empresa.
As soluções com esse modelo de arquitetura permitem às empresas, de maneira automática, a criação de um processo integrando a emissão de notas fiscais e serviços de catalogação e armazenamento de dados. Uma vez que o documento esteja assinado digitalmente pela Secretaria da Fazenda, o sistema captura o arquivo e armazena as informações de forma estruturada e em ambientes totalmente seguros que, seguindo os padrões mais modernos de computação em nuvem, permitem a recuperação de informações, literalmente, com um clique.
O modelo de contratação dessas soluções é conhecido como Saas (Software as a Service), onde contrata-se a utilização do sistema como um serviço, o que garante a previsão de custos por parte da empresa à medida em que a sua operação cresça. Em outras palavras, a empresa só paga por aquilo que consome no serviço de arquivamento (Pay as You Go), não havendo investimentos com licenciamento ou manutenção.
Com esse modelo de tecnologia, as equipes de TI conseguem focar seus esforços na melhoria de processos junto ao core business da empresa e não mais com atividades que são commodities.

Por Leonardo Nogueira*
*Leonardo Nogueira é diretor de Pesquisa e Desenvolvimento da unidade de aplicativos da Sonda IT

Fonte: TI Inside em http://www.tiinside.com.br/

As Luízas do SPED

Alguns comemoram, outros lamentam. O decreto presidencial que criou o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) completou cinco anos neste primeiro mês de 2012. Em verdade, é uma legislação relativamente singela que define, basicamente, o que ele é e quem são seus usuários.
Na prática, o que impacta na vida de todas as 6 milhões de empresas brasileiras (e dos 21 milhões de empreendedores “informais”) são os projetos do SPED, ou seja, a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), a Escrituração Contábil Digital () e a Escrituração Fiscal Digital (EFD), entre outros.
Poucos se lembram, mas o SPED nasceu antes mesmo de sua “certidão de nascimento”, o Decreto 6.022, de 15 de dezembro de 2006. A Escrituração Fiscal Digital (EFD) do ICMS e do IPI foi instituída pelo Convênio ICMS nº 143.
Em 14 de setembro de 2006, a primeira NF-e foi emitida e autorizada pela Secretaria da Fazenda do Rio Grande do Sul, com validade jurídica.
Além disso, há quase sete anos o Ajuste Sinief 07, de 30 de setembro de 2005, instituiu a NF-e no Brasil. De lá para cá, vem ocorrendo um lento e gradual despertar para a maior transformação na forma de gerir empresas já ocorrida na história deste País.
Isso porque o SPED impõe um nível alto de conformidade fiscal e, consequentemente, o uso de ferramentas de governança a todas as empresas brasileiras: legalmente constituídas ou não.
Enfim, enquanto os empreendedores brasileiros comemoram o crescimento das vendas, o que inclui idas de anônimos ao Canadá, que muitas vezes retornam com suas sacolas de compras cheias, o Fisco age, silenciosamente, utilizando todo o potencial informacional das 4 bilhões de notas eletrônicas emitidas.
Cruzando os dados de NF-e com os demais livros fiscais digitais, práticas fraudulentas estão sendo descobertas: meia nota, venda sem nota, venda de produtos com preço muito baixo, pessoas físicas operando como empresas. Enfim, os jeitinhos tributários estão escancarados no mundo digital.
Há muitos que não acreditam. Talvez por não saberem que uma nota eletrônica emitida de forma errada ou fraudulenta poderá ser utilizada para penalizar o emissor e o receptor em, no mínimo, cinco anos. Ou seja, as empresas devem se preparar, hoje, para enfrentar uma auditoria digital, com as técnicas e métodos que possivelmente só veríamos em 2017!
Como disse Isaac Asimov, “Se conhecimento pode trazer problemas, não é sendo ignorante que poderemos solucioná-los”.
Assim, se algumas empresas enfrentam problemas para adequar-se às exigências do Fisco Digital, a maior parte ainda vive nas trevas da ignorância. Para estas últimas há uma certeza: elas não ficarão no Canadá para sempre.

Por Roberto Dias Duarte

segunda-feira, 30 de janeiro de 2012

Mundo Digital - 3 coisas que só um contador pode fazer por sua empresa



São Paulo – Primeira empresa, plano de negócios, contratações, estoque, equipamentos, investimentos e muitas outras coisas para pensar. Em meio a tantas decisões, alguns impostos, levantamentos ou registros podem passar despercebidos e gerar problemas futuros para os empreendedores.
Para evitar que o empresário se perca, especialistas ouvidos por Exame.com destacam o contador como o profissional essencial a todo negócio, alguém que pode auxiliar nas questões burocráticas, mas também nas tomadas de decisão.
Como destaca a professora do Núcleo de Empreendedorismo da ESPM Rosemary Lopes, outros profissionais podem ser necessários em alguns momentos, como advogados, para fazer contratos, definir tipos de sociedade e formas de deixar a empresa. “Mas nenhum deles é tão importante quanto o contador, com quem o empresário vai interagir mesmo que não queira, ainda que se esqueça dele”, brinca.
Segundo o presidente do Conselho Federal de Contabilidade (CFC), Juarez Domingues Carneiro, o profissional de contabilidade não é mais o profissional que cuida apenas das contas. “Sua atuação não se limita mais aos aspectos puramente técnicos, mas também está presente no assessoramento e consultoria em gestão, bem como no desenvolvimento e crescimento das empresas.” Veja em quais momentos este profissional é indispensável para sua empresa.Abertura
Abrir um negócio envolve minúcias muitas vezes desconhecidas. Além de ter claros os objetivos e a área de atuação da empresa, é preciso  pensar em como será a constituição societária, o tipo jurídico da empresa, onde estará alocada, além do capital social e o planejamento financeiro. 
O vice-presidente do CFC, Enory Luiz Espinelle, afirma que, em todas essas situações, o contador deve estar presente. “Ele também ajuda a estruturar o contrato ou estatuto social da empresa e organiza a parte contábil”, diz.
Espinelle explica que há dois tipos de contabilidade hoje em dia: a societária e a fiscal. A primeira, segundo ele, cuida de atos práticos e registros e dão sustentação para demonstrações contábeis de prestação de contas. A outra diz respeito a todo o processo de informações das obrigações fiscais, das atividades da empresa, da incidência de tributos, débitos e créditos e da apuração de impostos devidos. “Tudo deve ser pensado pelo contador”.
A professora Rosemary Lopes ressalta essas atribuições. “Normalmente, é o profissional que orienta sobre o formato jurídico que a empresa deve adotar. Além disso, ajuda a definir quais os procedimentos, licenças e autorizações precisa obter, como registrar a empresa e qual o melhor regime tributário”, ressalta da professora.Em operação
Além de fazer balanços mensais e anuais das contas da empresa e lembrar o pagamento de contas, o profissional de contabilidade deve estar por dentro de possíveis modificações na legislação brasileira. “Acontece de o governo decidir mudar a forma como faz o recolhimento de impostos ou a cobrança de tributos”, afirma Rosemary. O contador também pode auxiliar nas discussões sobre alterações societárias.
Também são atribuições do contador da empresa, que pode ser um funcionário ou uma empresa de contabilidade que presta o serviço, os controles financeiros, de planejamento, fluxo de caixa e orçamentos. “É fundamental ter um controle da gestão baseado em informações, organização financeira, prestações de contas, balancetes mensais e demonstrações contábeis anuais”, avalia Espinelle.Encerramento
O contador pode alertar, ainda, para os passos necessários para fechar o negócio, prazos e exigências. Ao optar por essa decisão, o empresário precisa de um balanço de encerramento das atividades, inventário, pagamento de credores e levantamento de recebíveis.
Além disso, é preciso definir como se dará o compartilhamento de bens. “Gerado todo o processo de liquidação, será feito o distrato comercial a ser levado à junta comercial, as declarações fiscais de encerramento e baixas em órgãos em que a empresa mantem registro”, explica Espinelle. 

Débora Álvares, de Revista Exame

A perícia tributária digital e o SPED: Os limites do uso da tecnologia da informação aplicada na apuração de ilícitos tributários

Sistemas digitais tornaram-se onipresentes e essenciais às atividades humanas.  A administração pública é inserida neste processo de essencialidade e passa a regulamentar o uso destes sistemas digitais na atividade empresarial, que conheceu significativos benefícios com o desenvolvimento e utilização de ferramentas e processos produtivos em ambiente digital.
Quando a iniciativa de inserção de processo digital parte do poder público, a cautela exige respeito à diversidade das empresas, aos custos adicionados aos já existentes para atender a obrigações tributárias e a capacidade do mercado de cumprir as exigências da migração para o processo digital, implica no estabelecimento de sólida estratégia de implantação.
As administrações tributárias brasileiras deliberaram instituir o Sistema de Escrituração Fiscal Digital - SPED, através do Convênio ICMS 143/2005. A contabilidade, restrita anteriormente a documentos em papel, migra também para este “novo mundo”.
O impacto das determinações fiscais sobre as operações empresariais do ponto de vista da legalidade da escrituração fiscal digital toma uma nova dimensão. A auditoria tradicional restrita a análise de documentos físicos torna-se obsoleta dada a ampla utilização pelas empresas dos sistemas digitais para controle de suas atividades empresariais.
Em consequência, aumentam os casos administrativos ou judiciais cuja solução depende da análise forense de arquivos digitais para confronto com as informações contábeis oficialmente fornecidas pelas empresas. A investigação de ilícitos é quase sempre digital.
Funcionários públicos com competência legal ou especialistas nomeados pelos Juízes, quando na esfera judicial, conduzem exames técnicos segundo métodos e ferramentas contábeis e de auditoria digital além de técnicas tradicionais de perícias forenses. Programas como o ARQMAG e SAFI, utilizados pelo FISCO de Goiás, e o CONTAGIL, utilizados pela Receita Federal do Brasil são alguns exemplos de ferramentas construídas pelas administrações públicas para esta atividade. É importante ressaltar que estes exames não se restringem a estas ferramentas dado a pluralidade de sistemas digitais utilizados pelas empresas.
O resultado, quando encontrado divergências, é a constituição de créditos tributários através dos autos de infração que posteriormente são submetidos a julgamentos administrativos ou judiciais.
Os anexos a estes procedimentos possuem a forma de um laudo pericial cuja qualidade tem severa repercussão social por ser elemento de convencimento, decisão e julgamento nos processos tributários.
 Essa qualidade é ameaçada pela crescente complexidade da atividade. Impõe-se, portanto, estudos que definam e delimitem a abrangência destas inovações, proporcionando aos operadores desta tecnologia e à sociedade em geral uma metodologia pacífica para a realização de perícias tributárias digitais. 
Por Edgar Madruga
 

SPED | Nota Fiscal de Serviço Eletrônica - NFS-e: as dificuldades devido a falta de um padrão de integração

Diferente da NF-e, a Nota Fiscal de Serviços eletrônica possui vários layouts de integração. Isso acontece, pois cada Prefeitura Municipal está implementando a NFS-e a sua maneira. Os novos layouts surgem devido às necessidades dos municípios, os diferentes fornecedores e a não há existência de uma padronização.
A Associação Brasileira das Secretarias de Finanças das Capitais (ABRASF), visando padronizar a integração da NFS-e com os municípios, desenvolveu um modelo conceitual para a integração entre sistemas de contribuintes e ambientes das prefeituras. Também disponibilizou um documento com um modelo técnico, que possui informações muito bem detalhadas.
Entretanto, muitas prefeituras já vinham desenvolvendo a NFS-e antes da criação deste modelo. Muitos fornecedores de sistemas de gestão pública também já haviam iniciado a criação de seus próprios padrões. Novos padrões continuam surgindo, mas agora são derivados do padrão conceitual da ABRASF. Eles possuem características semelhantes, mas ainda assim geram diferentes layouts e formas de comunicação (webservices). Essas diferenças trazem certa “dor de cabeça” para desenvolvedores de software e contribuintes.
Quantos modelos de integração existem?
É difícil dizer a quantidade exata. Há referências que citam mais de 40 diferentes modelos. Dos já mapeados, podemos citar pelo menos 20: WebISS, Betha, ISSintel, GINFES, IPM, DSFNET, ISS.Net, Simpliss/GDN, E-Governe, Tiplan, Governo Digital, ISISS, Equiplano, Abaco, ISS Web, Prodam (São Paulo), Curitiba (derivação ABRASF), Rio de Janeiro (derivação ABRASF), Belo Horizonte (derivação ABRASF) e Salvador (derivação ABRASF).
Como muitos já seguem o padrão ABRASF, há certa semelhança entre os modelos. As diferenças estão na forma de comunicação e nas informações. Como cada prefeitura tem necessidades específicas, o modelo ABRASF começa a ter “personalizações”, gerando os modelos derivados. Para os contribuintes ou desenvolvedores de software, é necessário tratar essa “derivação” como sendo um novo modelo.
Qual a dificuldade na integração?
Se compararmos NF-e e NFS-e em termos de quantidade de informação, a NF-e ganha disparado. Há muito mais informação na NF-e do que na NFS-e. Entretanto, a dificuldade não está na manutenção da informação. Para quem utiliza um sistema de gestão, todas as informações já estão lá cadastradas, o que precisa ser feito é disponibilizar todas elas dentro de um formato padrão (layout do arquivo XML utilizado em todos os estados).
O problema maior está em manter uma integração com inúmeros formatos. Imagine ter que adequar um sistema para a geração de mais de 40 layouts diferentes e ainda ter que integrar com centenas de prefeituras? É muito trabalho não é? Podemos citar também as diferenças no uso da Certificação Digital. Há prefeituras que exigem a assinatura digital dos documentos no momento do envio, há municípios que não.
Tudo isso que estamos falando talvez não seja uma realidade de todas as empresas. Mas vamos usar com exemplo uma empresa com inúmeras filiais. Rede de escolas ou uma rede de franquias, ou então uma empresa de desenvolvimento de softwares de gestão que possui uma carteira de clientes em todo o Brasil. Para essas empresas, a NFS-e é um obstáculo a ser enfrentado.
Por que a NFS-e é tão complexa?
Em todo o país, há cerca de 400 municípios que já adotaram a NFS-e, de acordo com uma lista disponibilizada no site da G2KA Sistemas. Seguindo neste mesmo ritmo, haverá uma grande expansão deste número até final do ano. Aumentando o número de cidades, será normal também o aumento da quantidade de padrões de integração.
Para entender melhor a complexidade da NF-e e da NFS-e, podemos usar como exemplo o número de empresas de desenvolvimento de softwares para documentação eletrônica. Existem no mercado mais de 500 empresas que fornecem algum tipo solução para NF-e (integração, digitação, consultoria, etc…). Já para NFS-e, dentro dos padrões levantados neste artigo, há somente duas empresas em todo o Brasil.
Qual a melhor opção para NFS-e?
Assim como todo negócio, foco e especialização são importantes. Melhor desempenhará uma atividade quem tiver a especialidade sobre o processo. Melhor será o produto se desenvolvido por especialistas no assunto. O mesmo aplica-se na NFS-e. As empresas especialistas no desenvolvimento de soluções para documentação eletrônica estão sempre atualizadas quanto a legislação e suas soluções se mantêm compatíveis com cada Prefeitura Municipal.
As soluções de integração para NFS-e permitem que as empresas desenvolvam uma única integração: com o software de NFS-e. Não é necessário conhecer o layout de cada município, nem se preocupar com a comunicação em cada cidade, esse processo é feito pelo software de envio de NFS-e. Em outras palavras, é o software gestor de NFS-e que faz a ponte entre os sistemas dos contribuintes e qualquer município que disponibilize a integração com a Nota de Serviços eletrônica.
*Maicon Klug é diretor de Marketing da G2KA Sistemas. A G2KA é uma empresa especialista no desenvolvimento de soluções para Documentação Eletrônica (Nota Fiscal de Serviços eletrônica, Nota Fiscal eletrônica e Conhecimento de Transporte eletrônico).

SPED | Você acredita que o Sped veio para ficar?

Este é o um questionamento de 99% dos empresários com quem converso, na execução do meu trabalho, na área contábil. Vejo que muitos empresários ainda não estão sincronizados com a nova realidade das obrigações acessórias para atender as administrações tributárias.
O Sped é o Sistema Público de Escrituração Digital que consiste em um instrumento que unifica as atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração comercial e fiscal dos empresários e das sociedades empresárias. Tal sistema é feito através de um fluxo único, computadorizado, de informações.
Sua origem vem da determinação da Constituição Federal que determina que as administrações tributárias da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, deverão atuar de forma integrada, inclusive com o compartilhamento de cadastros e informações fiscais. Estão compreendidos no Sped: a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), a Escrituração Fiscal Digital (EFD), a Escrituração Contábil Digital (ECD), a EFD – PIS/Cofins, o E-Lalur (Livro de Apuração do Lucro Real), a EFD-Social (Folha de pagamentos) e a Central de Balanços.
Com a implantação do projeto Sped, as administrações tributárias ganham maior agilidade nos procedimentos de fiscalização, além de poderem fiscalizar um maior número de transações. Como consequência da inovação tecnológica, estaremos vendo nos próximos anos um aumento no número de fiscalizações, além de um aumento significativo nos valores cobrados nos Autos de Infração ou Notificações Fiscais.
Muitos empresários acreditam ainda que se o Fisco pressionar muito as empresas um grande número de estabelecimentos irão encerrar suas atividades, causando grande desemprego e queda na arrecadação de tributos. Tal argumento não tem consistência, uma vez que basta observar que quando um estabelecimento comercial encerra suas atividades em um Shopping, logo aparece outro em seu lugar.
A realidade é que o Sped já esta fazendo parte do mundo empresarial, contábil e da área de sistemas. O empresário terá que olhar mais para a qualidade das informações fiscais e contábeis que são geradas pela empresa, para isso terá que conhecer mais sobre legislação fiscal e de sistemas de informática. O contador deverá desempenhar um papel de consultor, gerenciador e crítico das informações que a empresa envia através do Sped, além de ter que desenvolver sua capacidade de comunicação, para poder interagir com o empresário e a área de sistema. Por sua vez, a área de sistema terá que mudar sua forma comportamental, interagindo mais com a contabilidade e com o empresário para desenvolver sistemas mais personalizados à necessidade da empresa, que critiquem em tempo real a entrada de informações e não permitam a omissão de informações que venham a comprometer o devido cumprimento do quanto solicitado no Sped.
Entendo que o Sped não veio para ficar. Dentro de mais alguns anos, estaremos discutindo novos modelos de apresentação de informações a administração tributária, muito mais complexos e detalhados. Não vamos esquecer que estamos sempre em evolução e também na era da informação.

SISTEMA PUBLICO DE ESCRITURAÇÃO DIGITAL

Por Ismael Sanches Pedro
Tenho lido e estudado o assunto em questão e debatido com colegas profissionais da contabilidade, empresarios, consultores e auditores da receita federal do Brasil, e tenho observado que o foco a respeito do SPED, ainda não está muito ajustado na cabeça dos envolvidos, a percepção que tenho é que a maioria, acha que se trata apenas de mais uma obrigação acessória ou apenas a simplificação delas, ledo engano, o SPED, provoca um impacto muito grande na gestão empresarial, uma área que ainda está muito carente nas empresas de menor porte, as empresas terão necessáriamente que se munir de bons ERP's, para gerar as informações com confiabilidade, uma vez que o SPED, tras uma exigência enorme em termos de detalhes na escrituração contabil, fiscal, e nota fiscal eletrônica.

O Novo Cenário da Gestão Empresarial e Tributária no Brasil

Por Ismael Sanches Pedro

Tenho estado por todo o país mais precisamente em 23 Estados, ministrando cursos, palestras, workshops, sobre os temas SPED e IFRS, após alguns anos da discussão desses dois temas, a percepção que temos ainda é muito sombria, nítidamente percebemos o quanto profissionais e empresários ainda não fizeram a leitura adequada desses dois processos, e as consequências já se fazem sentir no dia a dia das empresas pelas autuações que vem crescendo assustadoramente, haja vista, no estado de Alagoas as autuações cresceram 187% em relação a 2010, no Rui Grande do Sul, o primeiro semestre as autuações alcançaram 626 milhões, desde 2004 o Governo vem batendo seguidos recordes de arrecadação, tudo isso reflexo da mudança na gestão tributária no brasil.
Temos agora em andamento a implantação do SIF, Sistema de Inteligência Fiscal, onde o compartilhamento dos bancos de dados nas esferas municipal, estadual e federal proporcionará ao governo um controle total da arrecadação tributária bem como da identificação dos ilícitos tributários com mais rapidez e eficiência, observamos desde 2006 as ações da Polícia Federal que aumentou consideravelmente nas questões dos crimes financeiros e de ilícitos tributários.
Do outro lado da questão estão Empresários e Profissionais da Contabilidade, se o Fisco Brasileiro avançou e mudou sua cultura e sua gestão obviamente o outro lado necessariamente terá que acompanhar o processo com pena de sofrer as consequências que ja começam a aparecer, estamos vivendo a necessidade de uma verdadeira quebra de paradigma na gestão empresarial e tributária no Brasil, tenho dito em cursos e palestras que estamos enfrentando um cérebro eletronico onde não podemos nos comunicar com ele, apenas alimentá-lo de acordo com uma programação determinada, essas informações que alimentação os bancos de dados do fiscso, cruzam com outras informações apurando inconsistências devido a má qualidade da nossa gestão.
Outra impacto violento sofrerá os escritórios de contabilidade, o modelo atual está em cheque, não é possivel gerar informações de forma unificada em bancos de dados separados, os arquivos digitais são documentos, e são concebidos em sua legislação para serem gerados a partir de banco de dados únicos, os escritórios contábeis ou melhor as empresas de serviços contábeis terão que recer sua cultura atual, terão que ir para dentro do ambiente das empresas ou criar mecanisnos de Tecnologia da Informação para trablhar on line com seus clientes, também se fará necessário um nova mentalidade no que diz respeito ao conhecimento e treinamento de equipes.
A Tecnologia da Informação vem a ser nesse momento a grande aliada de empresários e Profissionais, o sistema a partir de nuvens permite informatizar nossos clientes em banco de dados únicos, reduzindo custos e proporcionando segurança nos processos internoas de forma que possamos atender o leiaute dos arquivos digitais.
Considero esse avanço muito positivo, traz qualidade para ambos os lados da questão, toda mudança exige esforço e correta compreensão, e temos que ficar atentos para os prazos, os adiamentos em nada contribuem para o andamento das implantações uma vez que deixamos sempre para a ultima hora, mais do que nunca Profissionais da Contabilidade e Empresários precisam dar as mãos para evitar que seus patrimônios sejam atingidos.

Empresas de Serviços Contábeis, Um Modelo de Negócio em Cheque!!!

 Por Ismael Sanches Pedro

Com a implantação do SPED - SISTEMA PUBLICO DE ESCRITURAÇÃO DIGITAL, o modelo atual de negócio e prestação de serviços praticados pelas Empresas de Serviços Contábeis o que chamamos de Escritórios de Contabilidade ou ainda Contabilidade Terceirizada, como quiserem, estão em cheque.
A engenharia de sistemas desenvolvida pelo Fisco para o SPED, pressupõe geração e gestão de informações contábeis, fiscias e financeiras a partir de um banco de dados único, o que dificulta ou torna praticamente impossível os modelo atual dessas empresas atenderem as exigências a serem cumpridas num futuro que já está presente.
Em nossas andanças pelo país ministrando cursos e treinamentos, demonstramos em nossa tese exatamente esse enfrentamento entre os Escritórios de Contabilidade e Seus clientes, apontando para a necessidade urgente de rever seu modelo de negócio.
Para atender o cenário atual a Contabilidade necessita trabalhar sob a ótica da gestão empresarial e não simplesmente na apuração e geração de impostos a pagar, faz-se necessário revisão e interferência nos processos internos das empresas, parametrizando os sistemas para que no final do processo a informação no Padrão Digital possa ser gerada com confiabilidade, sem a exposição do contribuinte, cliente do Escritório.
Para isso é necessário também rever os Sotwares utilizados, esses sistemas no modelo antigo estão com os dias contados, novas tecnologias surgem para atender essa demanda, os ERP"s que atuam a partir de "DATAS CENTER"s" são os mais adequados nesse cenário atual, permitindo num único banco de dados informatizar tanto as operações do Escritório quanto dos seus clientes a partir de Parâmetros criados tanto para atender as necessidades da empresa quanto do escritório visando atender a Contabilidade Digital em todos os seu módulos.
Fica aqui nosso alerta e nossa contribuição aos nossos colegas e Empresários da Contabilidade, um futuro de excelência e muito promisso nos espera, e será um mercado para poucos, àqueles que estiverem preparados e antenados em tudo que está ocorrento no cenário brasileiro.

É tempo de contabilidade para o crescimento

Mudanças. Essa é a palavra que os profissionais da contabilidade mais têm ouvido nos últimos anos. As alterações que ocorreram na legislação contábil exigiram adaptações, estudo e dedicação extrema - preço a ser pago para se adequar no mercado globalizado e em constante mutação. É indiscutível o salto que a contabilidade deu. Talvez uma das profissões que mais evoluiu em termos de regulamentação e mais se beneficiou com o uso de novas ferramentas tecnológicas. Mas os reflexos da evolução dos tempos vão além. Muitos contadores e técnicos em contabilidade foram obrigados a abandonar a posição de “agentes da área fiscal e tributária” e passaram a interagir e a transitar em situações que envolvem a tomada de decisões, tanto no mercado interno quanto no externo, estreitando laços com economias de países até pouco tempo considerados longínquos. Agora, a China fica logo ali.
A nossa área de atuação se expandiu e o reconhecimento da importância da contabilidade pela sociedade está crescendo. A adoção, por parte do Brasil, dos padrões internacionais de contabilidade contribuiu muito para o avanço da profissão. Hoje falamos uma linguagem contábil única entre mais de cem países. Esse fato, é bem verdade, exigiu uma maior qualificação e uma mudança de perfil, porém, abriu ainda mais as portas do mercado. Hoje, os profissionais que atuam na área contábil tornaram-se menos operacionais e mais gerenciadores de informações e partícipes das decisões estratégicas das organizações.
A demanda por profissionais especializados aumenta diariamente e é perceptível no nosso meio contábil. Colegas, há 85 anos, ou seja, em 25 de abril de 1926, o senador João Lyra, em discurso, enalteceu a classe contábil brasileira e defendeu a regulamentação da profissão contábil no Congresso Nacional. Evoluímos e muito, tanto em representatividade perante a sociedade quanto em importância dentro das organizações empresariais, no setor público e no setor privado. Somos 500 mil profissionais no Brasil e no Rio Grande do Sul cerca de 40 mil, dispostos a colaborar com a preservação e crescimento de todo o patrimônio gerado nesta Nação. Parabéns e um forte abraço a todos os contadores e técnicos em contabilidade.

*Zulmir Breda éPresidente do Conselho Regional de Contabilidade/RS

Fonte: Jornal do Comércio / RS

SPED: O segredo é compartilhar conhecimento



Em recente evento na Receita Federal do Brasil foi divulgado que representantes de diversos países estão nos visitando para conhecer e adquirir o conhecimento obtido pelo FISCO Brasileiro na implantação do projeto SPED.


Inédito, o projeto converge interesses entre órgãos e entidades das três esferas governamentais, possibilitando uma atuação integrada sem precedentes no cenário nacional. Isso cria um incremento sem precedentes tanto da eficiência quanto da eficácia da fiscalização.
    

Este novo paradigma exige mudanças de todos os envolvidos, direta ou indiretamente. Empresários , profissionais da contabilidade, da tecnologia da informação (TI) e os próprios auditores fiscais precisam observar os impactos deste “novo” mundo digital nas suas rotinas e atividades, sob pena da obsolescência precoce. 

Entendo ser o maior desafio do SPED a mudança cultural. Diversos textos e artigos que seleciono para publicação neste blog (de diversos outros autores; de todos os recantos deste Brasil) reafirmam este ponto de vista.


Observo muitos comentários que ou o contador ou o empresário ou o programador não estão dando a importância devida para o projeto. Como superar este desafio com maestria? Disseminando conhecimento. Levar os interessados a eventos que tratam do assunto para que conheçam realmente o projeto é um caminho.


Se estes eventos não lhe atendem, crie parcerias para a realização deles ou não sendo possível levá-los aos eventos, distribua textos sobre o assunto ao menos. Mas, principalmente, não se omita. Existem textos e cartilhas muito boas sobre o assunto. Recomendo especialmente a disponibilizada pela Secretaria da Fazenda de Goiás aos seus contribuintes e demais interessados.


Esta cartilha, elaborada pela coordenação do SPED Fiscal de Goiás, presta informações bem legais para o esclarecimento da matéria, facilitando a disseminação do conhecimento, tão fundamental para a obtenção dos benefícios advindos desta poderosa ferramenta de gestão fiscal.


Portanto, recomendo que interessados distribuam entre seus parceiros esta cartilha (ou com base nela, elabore a sua), auxiliando-os a conhecer melhor este projeto.



Por Edgar Madruga

Segue o link desta cartilha: Cartilha SPED Fiscal ICMS/IPI SEFAZ -Goiás

SPED | Problemas e soluções para uma efetiva simplificação das obrigações tributárias acessórias

Artigo elaborado no NEF - Núcleo de Estudos Fiscais da Escola de Direito da Fundação Getúlio Vargas - DIREITO GV. 

1 - A missão do núcleo de estudos fiscais
O Núcleo de Estudos Fiscais da DIREITO GV ("NEF"), seguindo a tradição da Fundação Getulio Vargas em intervir e oferecer propostas concretas para a formulação e implementação de políticas de interesse público, com vistas ao desenvolvimento nacional, vem desenvolvendo, ao longo de sua história, pesquisas visando à implementação da transparência e da simplicidade como valores norteadores do Sistema Tributário Nacional.
O NEF surge para cumprir a retomada da nobre função da Universidade, colaborando na produção de projetos legislativos de relevância nacional, mas livre das pressões do "poder" e dos lobbies políticos, valorizando a atividade do Poder Legislativo e utilizando a sabedoria da rica jurisprudência do Poder Judiciário conjugada à expertise histórica do atual Conselho Administrativo de Recursos Fiscais ("CARF") e dos Conselhos de Contribuintes Estaduais e Municipais, além das Procuradorias, na propositura de projetos de lei em que o interesse público reflete o legítimo interesse da sociedade: por que as leis tributárias são tão complexas? Por que há tanta falta de clareza e transparência na tributação e no exercício do orçamento e da despesa pública? Que podemos fazer para melhorar a tributação e o controle do gasto público?
2 - Introdução
As pesquisas desenvolvidas pelo Núcleo de Estudos Fiscais da Fundação Getúlio Vargas têm como marca característica pensar o direito como ferramenta para a solução de problemas verificados na prática daqueles que lidam com o Direito Tributário. A decisão de investir no aprofundamento do estudo desse ou daquele tema não se dá ao acaso, ou por vaidades acadêmicas estéreis, mas se revela após um longo período de troca de experiências com representantes da sociedade, o que se dá por meio de reuniões realizadas semanalmente, sempre abertas ao público, das quais participam representantes de órgãos fiscais, entidades de classe, advogados, empresários, professores, estudantes, enfim, todos aqueles que vêem na tributação um poderoso instrumento para o desenvolvimento nacional e estão empenhados em concretizar esse ideal.
Nesse contexto, percebeu-se nos debates realizados em 2010, que a excessividade de obrigações acessórias impostas pela legislação tributária aos contribuintes para o pagamento de seus tributos tem se mostrado ao longo dos anos um entrave ao desenvolvimento econômico do país, inibindo a realização de negócios e a atração de investimentos, conforme atesta o famoso estudo realizado pela PriceWaterhouseCoopers, em conjunto com o Banco Mundial, denominado "Doing Business", segundo o qual o Brasil figurou em 2011 no 127º lugar, dentre os 183 países pertencentes a OCDE também analisados no estudo. Um dos critérios para a classificação das economias mundiais refere-se ao tempo gasto por uma empresa de porte médio para o cumprimento de suas obrigações acessórias, tendo sido constatado que no Brasil uma empresa como essa necessita de 2.600 horas por ano para essa finalidade, resultado que deu ao nosso país, "de lavada", o triste primeiro lugar no que tange à burocracia administrativo-tributária, ficando o segundo lugar para a Bolívia, com 1.080 horas, e a medalha de Bronze para Vietnã, com 941 horas.
Diante de tanta burocracia, também não é de se estranhar o resultado da pesquisa realizada pelo Conselho Nacional de Justiça, no qual dentre os 10 maiores litigantes do Brasil, 6 são entes públicos, estando a Fazenda Nacional em 3º lugar.
A discussão acerca da excessividade de obrigações acessórias, e dos custos que elas representam, ganhou força nos últimos anos com a implantação do Sistema Público de Escrituração Digital - SPED, que exigiu das empresas a realização de vultosos gastos para se adequarem às exigências impostas pela legislação, com a contratação de serviços de tecnologia da informação para a instalação dos programas exigidos pela Receita, bem como a compra de equipamentos mais potentes para suportarem o grande volume de informações que precisarão ser armazenadas e processadas.
Esses investimentos, que em uma empresa de grande porte chegam a cerca de 15 milhões de reais, conforme nos foi relatado nas entrevistas realizadas, têm sido exigidos dos contribuintes sem que fique claro em que medida todos esses custos serão recompensados, sob o ponto de vista de efetivamente reduzir a quantidade de obrigações acessórias a que estão obrigados a realizar.
Diante do exposto, temos por objetivo no presente estudo revelar à sociedade brasileira os principais entraves enfrentados pelos contribuintes no cumprimento do excessivo número de obrigações acessórias exigidas pelo ordenamento jurídico brasileiro, bem como compreender em que medida o SPED pode contribuir para a sua simplificação. Enfim, busca-se fornecer subsídios para a criação de um debate sobre o prejuízo que isso gera na economia, para sermos capazes de pensar como o direito pode ajudar a solucionar o problema.

Artigo da Andressa Guimarães Torquato F. Rêgo originalmente publicado pela FISCOSoft em 12/09/2011 e republicado pelo José Adriano em seu blog que nos traz um estudo bem interessante sobre a viabilidade de "simplificação" das obrigações acessórias exigidas pelos FISCOS.

  Leia todo o artigo em FISCOSoft - Artigo Completo


 

SPED | O Fisco aperta mais o cerco

Reportagem da revista Pequenas Empresas Grandes Negócios sobre o SPED
O sistema público de escrituração digital exige atenção: erros na nota fiscal eletrônica são identificados facilmente pela receita e podem gerar multas de até 100% do faturamento
por Sérgio Tauhata; ilustração: Daisy Biagini


Tudo parecia colaborar para o sucesso do negócio: mercado aquecido, produção crescente e clientes satisfeitos. Mas bastou a chegada de um fiscal para o mundo desabar. O resultado da visita foi uma multa correspondente à metade do faturamento bruto do ano inteiro. Atônitos, os sócios não entendiam como aquilo podia ter acontecido. O desastre se deveu a uma confusão aparentemente pequena: durante um ano, em vez de arquivar as versões digitais das notas fiscais eletrônicas (NFe), os empresários guardaram e enviaram aos clientes apenas cópias em papel. O problema é que os impressos não têm validade. E, pela legislação, vendas com documentação irregular podem gerar multas de 50% a 100% do valor de cada transação.

A história pode parecer apenas um alerta para os riscos de desinformação sobre o Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), mas aconteceu de verdade. O caso foi atendido pela CCDE, empresa especializada em gestão e custódia de documentos fiscais eletrônicos. “Com o Sped, o governo sabe todos os detalhes do negócio quase instantaneamente. Se a empresa tiver algum problema nos documentos fiscais, será autuada. É questão de tempo”, afirma Renato Lui, sócio da CCDE. O negócio citado acima vai sobreviver, mas levará anos para se recuperar. “No novo mundo virtual, papel não vale nada para efeito de fiscalização”, avisa Robison Chan Tong, analista fiscal da consultoria Prolink. Ele explica que os empreendimentos obrigados a emitir NFe têm de guardar os arquivos digitais XML devidamente validados, além de enviar uma cópia para o comprador.
Não é só o emissor que corre riscos — o cliente também, quando é pessoa jurídica. Ao receber sua cópia da nota fiscal eletrônica, a empresa deve certificar-se de que o documento está validado pela Secretaria de Fazenda do estado pela qual a vendedora fez a emissão. Receber mercadorias com irregularidades pode gerar multa de 35% sobre o valor.

As informações constantes na nota fiscal têm de estar 100% corretas. E é no detalhe que mora o perigo. Dependendo da versão, um documento desse tipo reúne de 200 a 300 campos. As informações devem corresponder exatamente às armazenadas nos órgãos oficiais. Uma pequena divergência, mesmo que provocada por um erro de digitação, implica multa de R$ 328,40 para cada documento
O grande problema, entretanto, é a possibilidade de a NFe ser invalidada posteriormente. “Tenho clientes com notas autorizadas que receberam punições por irregularidade um ano depois”, afirma Marco Antonio Pinto de Faria, do grupo Skill. Embora os governos estaduais e federal ofereçam ferramentas on-line gratuitas para emissão de NFe, o especialista aconselha os empresários a investir em sistemas próprios para automatizar a checagem e a validação das informações. “Quanto mais manual for o processo, maior a chance de haver erros”, diz Faria.

Empresas desinformadas também se confundem com o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe). Muitas armazenam essa documentação por acreditar que equivale à NFe. Mas trata-se de um certificado expedido apenas para o transporte dos produtos. O Danfe só precisa ser guardado pelos empreendimentos que ainda estão fora da legislação da NFe (veja no quadro abaixo as exigências de acordo com o perfil da empresa). A multa de 100% sobre o valor da operação só ocorre se houver divergência entre as informações da nota fiscal e as do Danfe. “Em geral, nesses casos as empresas agiram de má-fé. Por exemplo: emitiram uma nota com um valor, mas enviaram o equivalente ao dobro de produtos”, explica o advogado tributarista Marcelo Salomão. 
ALÉM DA NOTA FISCAL
Atualmente, 85% das empresas são obrigadas a emitir a NFe. Isso equivale a quase toda a indústria e o varejo — e independe do tamanho do negócio. Qualquer empreendimento que recolha ICMS ou impostos federais está incluído. O critério é o código de atividade (Cnae), que pode ser consultado nos portais dos órgãos estaduais ou na página especial do Ministério da Fazenda (www.nfe.fazenda.gov.br). 
Outros módulos do Sped oferecem risco em caso de descumprimento de normas. O Sped contábil hoje é exigido das companhias que apuram o Imposto de Renda pelo lucro real. A partir de 2012, as empresas de lucro presumido também entram na obrigatoriedade. Quem deixar de entregar as informações paga multa de R$ 5 mil por mês e não pode participar de concursos e licitações públicas.
O Sped fiscal é obrigatório para as empresas que recolhem ICMS ou IPI. O valor da multa é o mesmo do módulo contábil pela falha na entrega das informações
 Importante: comentários do grande José Adriano sobre a reportagem: